点都智慧物业
管理软件

点都物业管理信息化解决方案

作者:福州点都来源:福州点都

一、当前物业企业管理存在的挑战

随着我国城市化进程的加快和现代人们生活水平的不断提高,人们对便捷舒适的生活要求越来越高,物业服务理所当然的成为不可缺少的一部分并充当着非常重要的角色。当今城市生活中物业企业服务品质的高低直接影响着人们的生活质量,可以说物业服务已经逐渐成为人们日居生活、工作息息相关的一个产业。

但是物业管理行业还是传统的劳动密集型的服务行业,工作大多还应用“传统”的管理方式与方法,低水平、低效率、同质化,信息化程度低,造成了许多的工作不便和问题的产生。主要体现在以下方面:

1基础资料的档案建设方面

目前的房产资料、业主资料、租户资料、车位资料、广告位资料的记录、统计、汇报都是手工台帐,结合EXCEL表格,很难形成一套完整的物业信息、业主信息和服务收费信息等档案,更难以方便快捷地进行信息查询、统计和运用,给日常的操作和管理带来麻烦。

2财务收费统计核算方面

物业公司财务工作方面涉及到物业费、租金、车位费、水电费及其它各项费用的计算、收缴、统计、汇总、对账,然而由于费用项目较多、计算方法繁琐,手工除了效率低并且差错率较高,导致公司综合人力成本提高,因为是手工操作,企业难以做到内部控制,流程不严谨、权责不清晰,“跑、冒、漏”现象难以杜绝,传统的办公软件只能满足基本的打字应用、粗放式的数字计算,简单的统计报表,很难满足于现代化物业公司的管理需求。

3商业合同租赁管理方面

如何有效的对商业物业进行统一租赁管理,记录从意向客户登记管理、预订、合同签约、续约、违约终止、变更、业主委托等租赁业务全过程,即时查看合同状态,并可自定义租赁业务的相关提醒,自动生成租控图,同时对招商过程,客户全生命周期进行追溯式管理这一直是商业管理的难点所在。

4客户服务方面

对客户的多样化服务是整个物业企业的主旋律,日常客服主要是处理投诉、报修、装修、入住验收及其他的一些综合服务。而这些工作都是手工操作,分类不够详细,流程难以明确化,报修派工凭经验处理,部门之间手工传递、单据丢失和叠加难以避免;报修内容与物资部门没有紧密关联,很难根据报修内容做出成本预测,缺乏对业务的成本控制;报修统计靠手工处理,耗时费力;不便查询和统计,对每一次服务更是难以快捷的管理和追溯。

5物资管理方面

       由于没有统一的信息系统,物品及固定资产的采购、入库、出库、调拨、申领、盘存、报损等工作只能手工完成,并且都是记录在单据上,给综合的查询、统计、决策带来很大难度,对企业的物料与固定资产难以进行有效的成本预测和动态控制。

6管理监管和决策分析方面

       管理层所需要的全部数据,都是由基层员工通过一段时间的整理,再层层上报到上级部门,再由上级部门通过汇总所取得,这样的数据本身就失去了时效性,同时由于数据的来源的准确性也不能完全保证,从而对管理层的决策不能提供及时、可靠的依据!管理层虽然对下属部门划分了明确的责任,但是由于公司业务不是单个部门可以独立完成,而需要各个部门协作,当业务出现问题的时候,各个部门就有可能互为推卸责任;管理层受时间、地域的限制,所有的业务都需要在上班时间和公司内部解决,一旦出差在外,则完全失去公司的信息,从而不能及时的对公司的业务进行查询和决策。

7信息共享和数据交互方面

       企业内部的各项管理工作及档案数据由于是独立的局域网环境,各自为战,信息难以共享,企业资源调配无法科学、及时地进行,公司管理层很难从全局方面把握整个公司的经营情况。

基于上述一些困扰,如何通过先进的信息化手段来提升物业企业综合管理水平,提高工作效率,降低管理成本、实现决策科学化、促进经济效益提高,增强企业的竞争力,成为物业企业必须思考的问题。

二、点都物业管理系统的价值

点都智能物业管理系统从基础业务到过程管控再到决策管理层,能满足不同阶段的物业企业的管理需求,深入物业企业现实业务精髓,解决企业管理运营问题,建立企业高效的综合管理及业务处理平台。启用点都智能物业管理系统,将帮助物业企业走向管理规范化、业务高效化、工作程序化、决策科学化,有效提升企业核心竞争力,使企业在市场竞争中站稳脚跟并脱颖而出,具体能给企业带来以下价值:

1、提高工作效率

   成熟的产品功能,全面提高了收费管理、客户服务、租赁管理等工作的效率。互联网协同办公功能,实现了各部门和人员的协同工作,提高了需要进行跨部门协作的业务的处理效率。

2、规范企业管理

通过使用软件可建立起规范的基础数据,实现全方位的基础数据管理,包括房产资源、客户资料、组织架构、人员和物料档案等全方位的数据。各种业务数据以规范方式存储到由软件系统进行统一管理的数据库中,为企业决策提供了大量的数据。

3、提升服务品质

物业公司日常管理中的一项重要工作是客服投诉、报修管理,通过软件系统中流程化的客户服务功能来实现客户服务部、工程部和其他部门的跨部门协作,快速、有效地处理各种服务派工、客户投诉、客户满意度调查等客户服务工作,全面提高工作效率和客户满意度。同时还为查询业主报修、投诉记录提供了丰富的数据支持。

4、规避物业风险

通过点都物业管理系统详尽的业务记录和完善的报表查询系统,可对物业管理过程中存在的纠纷、风险事项等进行历史追溯和实时查询,为排除风险和解决纠纷提供了最基本、最有效的数据来源。

5、全面降低成本

物业管理成本构成大致可划分为四大部分:人力成本、公共能源、营运成本、管理费用。其中,人力成本和公共能源成本占企业成本的70%左右,成为物业管理成本控制的重点。通过点都物业软件的管理使人员编制与企业的发展相匹配,在确保物业管理服务质量不降低的情况下实现真正意义上的减员增效,节约人力资源,真正做到人尽其用,降低了人力成本。

三、点都物业管理系统主要功能介绍

 ‍点都智能物业管理系统是采用JAVA语言开发的纯B/S架构的物业管理系统,系统凝聚了先进的IT技术和优秀的物业管理思想,建立企业高效的综合管理及业务处理平台,涵盖了物业企业日常业务办公管理工作的全过程。

系统主要实现以下功能:

(一)、物业资源管理建立统一的资源档案信息库

点都软件通过对楼盘权限的精细划分,将物业公司所有的管理项目囊括到一个平台上面,同时对楼盘信息、房间信息、业主租户信息、车位信息、广告位资源信息、出租场地及摊位信息、合作单位信息进行一个全方位的信息登记,并实时形成相关分类报表,采用可视化的树形结构图,每个项目管理人员在自己权限范围内进行相应的操作、统计,为精细化和规范化管理奠定良好的基础。主要功能模块:房产资料管理、车位资料管理、场地资料管理、广告位资料管理、资源报表。


(二)、全面收费管理建立统一的规范化快速收费管理平台

        通过精细化的权限划分及规范严谨的收费业务处理系统,支持所有周期性费用及非周期性费用的收取,支持费用催缴通知单的打印,开具电子收款单并直接开具发票(和航天金税系统完美对接),支持费用的批量计算、预收管理、合并收费、批量收费、临时添加费用、滞纳金计算、拥有权限的操作人员可以进行改费、删费等操作,支持历史欠费的导入及历史缴费记录的查询。从根本上堵塞“跑、冒、漏”,提高收缴率,增加公司收入,实时提供给公司管理层,辅佐领导决策,可以让基层人员摆脱繁杂的手工操作,财务管理层全程参与到各个业务环节,突出财务的审核和审计功能。主要功能模块:前台收费中心、结账交款上报、收费标准设置、收费参数设置、前台付款中心、付款设置中心、水电抄表管理、财务报表中心。


(三)、商业租赁管理—实现商业租赁合同的全面管理   

主要对合同进行租期、收费方式、收费项目、各种租金方式的管理,能实现自动计算合同中的各种费用、合同到期提醒、房产租赁的各种相关报表。主要功能模块:

招商政策管理、市场推广管理、运营计划管理、意向客户管理、租赁合同管理、电子地图绘制、租控报表中心。


(四)、系统辅助功能—实现平台日常的常用操作

主要功能模块:手机短信平台、事务提醒、业务预警、个人中心、帮助中心、应用中心。

(五)、系统应用设置—实现系统的权限功能、各项参数的设置

主要功能模块:部门管理、角色管理、用户管理、参数设置、单号设置、流程管理、附件管理、自定义报表、授权信息、参数设置、单号设置、注册信息。

四、系统运行环境

1.1 运行环境:(如果云托管,可以不用服务器环境)

服务器设备:各种X86/X64系列服务器,CPU在16核2.5G频率以上,内存64GB以上、硬盘在500G以上;

服务器系统:Windows XP、windows 2003Server(32Bit 、64Bit)、windows 2008Server(32Bit 、64Bit);

客户端设备:各种486以上PC机、各种平板电脑、各种智能手机;

客户端系统:Windows 98以上、iOS4.3以上、Android2.1以上系统版本;

客户端浏览器:IE8、搜狗、360、谷歌、火狐、QQ、百度、遨游等主流标准浏览器;

1.2 网络环境:

通讯协议:TCP/IP、SSL、HTTP/HTTPS

通讯端口:80(可自定义端口号)

接入方式:拨号、DSL、Cable Modem、LAN、GPRS、Wi-Fi等

服务器端带宽要求:20kbps*并发用户个数以上

客户端带宽要求:每一个客户端最低20kbps以上。

网络部署拓扑图

2.1 用户自建服务器模式

物业公司购买服务器,在Internet上部署(局域网内部署)点都物业管理软件,以解决各个管理处距离远或跨地域管理处的业务集中统一管理问题。网络拓扑图如下:


   2.2 托管至点都云服务平台:

物业公司无需购买服务器,无需光纤网络、将点都物业系统托管到点都云服务平台上,按年付费,降低了一次性的投入成本和维护成本; 网络拓扑图如下:


四、公司背景和成功案例

(一)、公司介绍

点都软件(上海)有限公司(简称:点都公司)创始于2007年,是经国家信息产业部认定的高科技软件企业,专注于物业行业信息化系统的研发与服务,经过多年的市场调研和产品开发,厚积薄发,务实创新,成功研发出具有自主知识产权的点都智能物业管理系统系列产品。系统凝聚了先进的IT技术和优秀的管理思想,帮助物业企业推动管理创新、降低运营成本、扩大多元化经营领域、提升工作效率、改善服务品质、提高客户满意度,最终建立全面的信息化管理和服务模式。

        点都公司以客户需求为导向,时刻关注行业发展及管理模式的创新,充分学习用户的行业标准、专业特性,全面掌握业界领先的管理思想和技术发展,不断提升自身的专业化水平;公司坚持以“服务创造价值”为宗旨,以“技术创新,服务社会”为己任,以“用户需求不止,点都服务不尽”为经营理念,矢志成为物业行业智能化、专业化、平台化、整体化解决方案的领导厂商,为探索中国物业管理新模式而努力。

(二)、企业优势

1、专业的研发团队

      公司拥有一批资深软件研发工程师,公司核心团队既精通物业行业业务,又熟悉软件研发的流程,设计的软件以业务为基础,辅以先进的计算机技术,既实用又先进。

2、丰富的实施经验

    公司拥有一支精干的技术实施队伍,在多年的物业信息化项目实施过程中积累了丰富的实施经验,并制定了规范的技术实施管理章程,可以为用户提供可信赖的技术实施保障。

3、完善的本地售后服务

公司成立了专门的售后服务团队,现场巡回服务检查,400服务专线,配有专人记录解答,远程在线客服系统,本地上门服务及时介入用户系统诊断故障,做到零距离维护。公司依托“总部-大区分公司—省会分公司---区域合作伙伴”的四层服务架构,立志为全国各级渠道伙伴及用户提供“管家式”的贴心服务。

4、整体化解决方案

         一体化的产品设计,从基础业务层面到过程管控层面再到决策管理层面,满足了成长在不同阶段的物业企业的各种需求。点都智能物业管理系统由公司自主研发,具有完全自主知识产权,可以在此平台上轻松扩展第三方接口:如数字化社区系统、电子商务系统、银行接口系统、短信平台系统接口、智能化设备接口等等,有效地降低了物业企业的投入风险。